Informativa sulla privacy per le parti interessate
L’impegno di Amorim Cork Flooring, S.A.
Amorim Cork Flooring, S.A. si assume un impegno imprescindibile nei confronti delle parti interessate a sostegno della loro privacy e per proteggere i loro dati personali.
Amorim Cork Flooring, S.A. raccomanda di leggere la presente informativa sulla privacy e i rispettivi aggiornamenti.
2. Soggetto responsabile del trattamento dei dati e soggetto preposto alla protezione dei dati
Il soggetto responsabile della raccolta e del trattamento dei dati personali sarà Amorim Cork Flooring, S.A., che fornirà alla parte interessata il servizio o il prodotto e, in tale contesto, deciderà quali saranno i dati da raccogliere, i mezzi per il trattamento dei dati e gli scopi per i quali saranno utilizzati i dati.
Amorim Cork Flooring, SA ha inoltre un responsabile delle protezione dei dati (DPO) il quale (i) monitorerà il rispetto degli standard applicabili da parte delle tecniche di trattamento dei dati; (ii) è un referente per le parti interessate che vogliano dei chiarimenti; (iii) collaborerà con l’ente di controllo; (iv) fornirà informazioni e informerà il titolare del trattamento o il sub-fornitore sugli obblighi in materia di privacy e protezione dei dati.
3. Dati personali, titolare dei dati personali e categorie dei dati personali
Cosa sono i dati personali?
Per dati personali si intendono informazioni di qualsiasi natura e in qualsiasi mezzo, relativa ad una persona fisica identificata o identificabile. Una persona è considerata identificabile se può essere identificata direttamente o indirettamente, ad esempio tramite nome, codice fiscale, posizione, identificatore elettronico o ulteriori elementi che rendano possibile l’identificazione di quella persona fisica.
Chi sono i titolari dei dati personali?
La parte interessata è una persona fisica alla quale si riferiscono i dati e che ha utilizzato i servizi o i prodotti Amorim Cork Flooring, S.A.: ad esempio, sarà parte interessata di Amorim Cork Flooring, S.A. un referente con il quale è stato sottoscritto un contratto per la fornitura di un bene o di un servizio. Il gruppo delle parti interessate include altresì referenti che possono essere il target di campagne pubblicitarie o di offerte promozionali di Amorim Cork Flooring, S.A. nonché coloro che richiedano informazioni sui prodotti e i servizi commercializzati da Amorim Cork Flooring, S.A.
A tal riguardo, Amorim Cork Flooring, S.A. informa con la presente che protegge i dati personali e rispetta i diritti anche di queste parti interessate.
Quali sono le categorie di dati personali che elaboriamo?
Identificazione e contatti: Nome; società; indirizzo; telefono; telefono cellulare; fax; e-mail; posizione lavorativa.
Profilo: Clienti o potenziali clienti possono essere identificati in base al loro profilo di utilizzo dei prodotti di Amorim Cork Flooring, S.A (esempi: architetti, designer, posatori, costruttori, utenti finali, ecc.).
4. Basi, scopi e durata del trattamento dei dati personali
Su che basi Amorim Cork Flooring, S.A. elabora i dati personali?
Consenso: Quando la parte interessata ha dato il proprio previo consenso espresso - per iscritto, oralmente o convalidando un’opzione - e se tale consenso è libero, informato, specifico e privo di ambiguità. Gli esempi sono il consenso all’invio di messaggi pubblicitari diretti, alla creazione di profili, alla registrazione di chiamate; o
Realizzazione di contratti e di procedure pre-contrattuali: quando il trattamento dei dati personali è necessario per la firma, l’esecuzione e la gestione del contratto sottoscritto con Amorim Cork Flooring, S.A., a esempio per le richieste di informazioni, la preparazione delle proposte commerciali, la fornitura dei servizi, la gestione dei contatti/reclami, fatturazione/riscossione/ pagamenti; o
Osservanza degli obblighi legali: quando il trattamento dei dati personali è necessario per osservare un obbligo legale al quale Amorim Cork Flooring, S.A. è tenuto, ad esempio la comunicazione dei dati alla polizia o alle autorità giudiziarie, fiscali o di controllo; o
Interesse legittimo: quando il trattamento dei dati corrisponde ad un interesse legittimo di Amorim Cork Flooring, S.A. o di terze parti, ad esempio il miglioramento della qualità dei servizi, l’accertamento di frodi, ovvero quando le ragioni del loro uso prevarranno sui diritti dei titolari dei dati.
Per quali scopi e per quanto tempo Amorim Cork Flooring, S.A. elaborerà i dati personali?
I dati personali della parte interessata saranno elaborati da Amorim Cork Flooring, S.A. solo per il periodo di tempo necessario per lo scopo definito o, in base a quanto applicabile, finché la parte interessata non eserciti il diritto di opposizione, il diritto all’oblio o di ritirare il proprio consenso. Una volta trascorso il rispettivo periodo di conservazione, Amorim Cork Flooring, S.A. eliminerà i dati o li renderà anonimi, salvo ove i dati debbano essere conservati per uno scopo diverso da quello inizialmente previsto.
Marketing commerciale e comunicazioni istituzionali: Marketing o vendita di nuovi prodotti o servizi; Analisi dei profili di consumo; Adattamento e sviluppo di nuovi prodotti o servizi; Invio di informazioni istituzionali su Amorim Cork Flooring, S.A. E le sue unità amministrative - iniziative di formazione /sensibilizzazione sul settore, sulle attività e sui prodotti
Gestione del cliente e fornitura del servizio: Gestione di contatti, informazioni o ordini Gestione dei reclami Fatturazione, riscossione dei pagamenti e gestione dei pagamenti Comunicazioni all’interno della relazione contrattuale.
Contabilità, imposte e gestione amministrativa: Contabilità, fatturazione Gestione delle commissioni Informazioni fiscali, incluse quelle da inviare alle autorità tributarie.
Gestione delle controversie: Recupero giudiziale ed extra-giudiziale Gestione di altre dispute.
Controllo dell’integrità fisica: Sorveglianza video delle sedi
Quali sono le scadenze per il trattamento e la conservazione dei dati personali?
Amorim Cork Flooring, S.A. elabora e memorizza i dati personali della parte interessata conformemente agli scopi per i quali è previsto il loro trattamento. Ci sono casi in cui la legge prevede che i dati vengano elaborati e memorizzati per un periodo di tempo minimo, ad esempio per quanto riguarda i dati necessari per notificare le autorità tributarie a fini contabili o fiscali o i dati relativi alla contabilità commerciale (che devono essere conservati per 10 anni) o altresì i dati raccolti allo scopo di combattere il riciclaggio di denaro e il finanziamento delle organizzazioni terroristiche (che devono essere conservati per 7 anni).
Ma, ove non è presente uno specifico obbligo legale, i dati saranno elaborati solo per il periodo necessario per soddisfare gli scopi che ne hanno richiesto la raccolta e la conservazione in primo luogo e sempre in conformità alla legge, alle direttive e alle decisioni del CNPD.
Pertanto:
Amorim Cork Flooring, S.A. elaborerà e conserverà i dati personali della parte interessata per il periodo durante il quale manterrà la relazione contrattuale con la parte interessata.
Relativamente alla sorveglianza video delle sue sedi, Amorim Cork Flooring, S.A. conserverà le registrazione delle immagini e dei dati personali della parte interessata per un periodo massimo di 30 giorni.
Amorim Cork Flooring, S.A.potrà conservare ulteriori dati personali per periodo superiori alla durata della relazione contrattuale, sia con base nel consenso della parte interessata, sia per garantire diritti e doveri derivanti dal contratto o altresì per legittimi interessi che giustifichino tale procedura, ma sempre per il periodo limitato che è strettamente necessario per il raggiungimento dei rispettivi scopi e in conformità alle direttive e alle decisioni del CNPD.
5. Forma e tempistiche della raccolta di dati personali
Quando e come raccoglieremo le informazioni personali delle parti interessate?
Raccogliamo i dati personali, previo consenso della parte interessata o quando la parte interessata instaura una relazione commerciale con Amorim Cork Flooring, S.A..
La raccolta dei dati può avvenire oralmente, per iscritto o attraverso il sito Web di Amorim Cork Flooring, S.A..
Email: dpo@amorim.com
6. Diritti del titolare dei dati personali
Quali sono i diritti della parte interessata?
Diritto di accesso - diritto di avere la conferma di quali sono i dati personali soggetti al trattamento e relative informazioni, ad esempio, tra gli altri, quali sono gli scopi del trattamento dei dati, quali sono i periodi di conservazioni.
Diritto di visualizzare /ascoltare o ottenere una copia dei dati, ad esempio fatture, accordi scritti o chiamate nelle quali la parte interessata ha preso parte e sono state registrate.
Diritto di rettifica - il diritto di richiedere la rettifica dei propri dati personali che sono inaccurati o richiedere di completare i dati personali incompleti, quali indirizzo, codice fiscale, e-mail, telefono o altri.
Diritto di cancellare i dati o “diritto all’oblio” - diritto di cancellare i propri dati personali, a condizione che non ci siano validi motivi alla base della loro conservazione, ad esempio nei casi in cui Amorim Cork Flooring, S.A. conservi tali dati per adempiere ad un obbligo legare o perché è in corso un processo giuridico.
Diritto alla portabilità - diritto di ricevere i dati che la parte interessata ci ha fornito in un formato digitale attualmente in uso e con lettura automatica o di richiedere la trasmissione dei propri dati ad un altro soggetto che diventerà il nuovo soggetto responsabile per il trattamento dei dati, ma in quest’ultimo caso solo se tecnicamente possibile.
Diritto di ritirare il consenso o diritto di opposizione - diritto di opporsi alla memorizzazione dei dati o di ritirare il consenso, in qualsiasi momento del trattamento dei dati, ad esempio nel caso del trattamento dei dati a fini di marketing, a condizione che non sussista alcun legittimo interesse prevalente sugli interessi, i diritti e le libertà della parte interessata, come ad esempio la difesa di un diritto in un processo giuridico.
Diritto di limitazione - diritto di richiedere la limitazione del trattamento dei propri dati personali sotto forma di: (i) sospensione del trattamento o (ii) limitazione dello scopo del trattamento a determinate categorie di dati o scopi del trattamento.
Profilo automatizzato e decisioni - Amorim Cork Flooring, S.A. può profilare le parti interessate, ad esempio sulla base delle loro preferenze o interessi personali, in particolare per fornire servizi, aumentare la qualità e l’esperienza dei prodotti e dei servizi o personalizzare le comunicazioni commerciali diretti, a condizione che tale trattamento sia necessario per la firma o l’esecuzione del contratto tra il titolare dei dati e Amorim Cork Flooring S.A o si basi sul consenso del titolare dei dati.
Quando il trattamento dei dati personali, incluso quello per la creazione di profili, è esclusivamente automatico (senza alcun intervento umano) e potrebbe avere effetti in campo giuridico o possa significativamente influire sulla parte interessata, la parte interessata avrà diritto a non essere soggetto a qualsiasi decisione basata su tale trattamento automatico, fatte salve le eccezioni previste a norma di legge, e avrà il diritto di assicurarsi che Amorim Cork Flooring, S.A. adotti le misure appropriate per la salvaguardia dei diritti, delle libertà e degli interessi legittimi della parte interessata, incluso il diritto di avere un intervento umano nel processo decisionale di Amorim Cork Flooring, S.A. , il diritto di esprimere il proprio punto di vista o di opporsi alle decisioni prese sulla base del trattamento automatico dei dati personali.
Diritto di reclamo - diritto di presentare il proprio reclamo all’ente di controllo, al CNPD, oltre che alla società o al DPO.
Come può esercitare i propri diritti la parte interessata?
L’esercizio dei propri diritti è gratuito, salvo in caso di una richiesta manifestamente infondata o eccessiva, nel cui caso potrà essere applicata una tariffa in funzione dei costi.
Le informazioni dovranno essere fornite per iscritto ma, se richiesto, potranno essere fornite oralmente. In tal caso, Amorim Cork Flooring, S.A. dovrà verificare l’identità della parte interessata in maniera diversa rispetto al controllo orale.
La risposta a tali richieste sarà inviata entro un periodo massimo di 30 giorni, salvo si tratti di una richiesta particolarmente complessa.
Si prega di inviare le proprie richieste al seguente indirizzo:
Data Protection Officer Amorim Cork Flooring, S.A. Rua do Ribeirinho, nº 202. Apartado 13 4536 - 907 S.Paio Oleiros Portogallo
7. Trasmissione dei dati personali
In quali circostanze i dati personali saranno comunicati ad altri soggetti, sub-fornitori o terze parti?
I dati della parte interessata saranno trasmessi ai sub-fornitori che li gestiranno a nome e per conto di Amorim Cork Flooring, S.A.. In tal caso, Amorim Cork Flooring, S.A. adotterà le necessarie misure contrattuali per garantire che il sub-fornitore rispetti e protegga i dati personali della parte interessata.
I dati potranno essere trasmessi a terze parti - soggetti che non siano Amorim Cork Flooring, S.A. o i subfornitori - se il titolare dei dati abbia dato il suo specifico consenso o se i dati debbano essere trasmessi a tali soggetti a norma di legge, come nel caso delle autorità tributarie.
In che circostanze Amorim Cork Flooring, S.A. trasferirà i dati della parte interessata in paesi terzi?
Amorim Cork Flooring, S.A. Potrebbe dover trasferire i dati della parte interessata in paesi terzi al di fuori dell’Unione europea, che non sono inclusi nell’elenco de paesi che l’UE ritenga abbiano livelli adeguati di protezione dei dati personali. In tali casi, Amorim Cork Flooring, S.A. garantirà che i trasferimenti di dati avvengano nella stretta osservanza degli standard legali applicabili.